Gondold át a saját helyzeted
A munkalap mezői segítenek összegyűjteni a témához tartozó saját adatokat.
Ne maradjon gazdátlan a következő teendő
A teendő attól lezárt, hogy az eredménye átvehető
A „megcsináltam” nem mindig elég. A munkát átvevőnek tudnia kell, mit kellett elkészíteni, milyen forrásból, milyen ellenőrzésen ment át, és hol találja a kész anyagot. Előre írd le az elvárt eredményt, a felelőst, a határidőt, ha valóban megállapodtatok róla, valamint azt, kihez kell fordulni akadály esetén.
Kitalált példa: weboldal árlista frissítése
Egy munkatárs megkapja az árlista frissítését. A feladatlap szerint a jóváhagyott táblázatból dolgozik, az új dátumot jelöli, telefonon és számítógépen ellenőrzi az oldalt, majd a hivatkozást elküldi az átvevőnek. Ha a tulajdonos még nem hagyta jóvá az árat, a munkatárs nem találja ki; a feladat „várakozik” állapotban marad. A példában nincs kitalált ügyfél vagy tényleges közzététel.
Írd le, mit jelent a kész
A munkát, bemenetet, átadandó eredményt, döntési határt, ellenőrzőt és elakadás jelét külön saját jegyzetben rögzítsd. A helyi próbanaplóban választható szokás, az alkalom ideje, állapota és saját megfigyelése szerepel; a részletes működési jegyzethez nincs külön mező. A hiányzó adat maradjon tisztázandó, és csak ténylegesen megtörtént alkalmat jelölj elvégzettnek. A napló nem küld üzenetet és nem ad szakmai jóváhagyást.
Gyakori kérdés: kell mindig határidő? Csak akkor, ha tényleg egyeztettetek róla. A határidő nélküli feladatban is lehet felelős és következő lépés, de ezt ne nevezd vállalt dátumnak. A próba után rögzítsd, hol volt félreértés, és a folyamatleírást az alapján javítsd.
Az átadáskor a hiányt is nevezd meg
Egy feladat lezárásakor jelöld, mi készült el, mi nem készült el, és melyik következő döntéshez kell tulajdonosi válasz. Ne rejtsd a blokkoló okot a „folyamatban” állapot mögé. A következő felelős csak akkor tud dolgozni, ha megkapja a forrást, hozzáférést és határidőt. Ha ezek közül valamelyik hiányzik, rögzítsd a hiányt, jelöld meg, kitől kell tisztázni, és mikor néztek rá újra.